Berlin. Ein Essenszuschuss kann die Gehaltserhöhung ersetzen. Wie der sich für Arbeitnehmer und Arbeitgeber 2023 lohnen kann, lesen Sie hier.

Wer bei seiner Arbeitsstelle keine integrierte Cafeteria hat, muss oftmals außerhalb essen gehen. Das kann richtig teuer werden. Mit einem Essenszuschuss kann der Arbeitgeber seine Mitarbeiter entlasten und das unter den richtigen Bedingungen sogar steuerfrei. Beschäftigte können so kostenlos oder verbilligt Mahlzeiten erhalten. Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer zum Essenszuschuss wissen müssen, lesen Sie hier.

Essenszuschuss: Das müssen Sie beachten

Das wichtigste zuerst: Arbeitnehmer haben keinen Rechtsanspruch auf einen Essenszuschuss. Es ist eine freiwillige Zusatzleistung, die sich aber für den Arbeitgeber mehr lohnen kann als eine Gehaltserhöhung zu gewähren. Wenn der Essenszuschuss nicht im Arbeits- oder Tarifvertrag festgehalten ist, muss eine Zusatzvereinbarung getroffen werden.

Die Zusatzvereinbarung legt fest, wie häufig der Arbeitnehmer den Essenszuschuss pro Monat in Anspruch nehmen kann und wie hoch dieser Zuschuss ist. Wenn es bei maximal 15 Zuschüssen im Monat bleibt, muss der Arbeitgeber keinen Nachweis darüber erbringen, ob der Arbeitnehmer an den entsprechenden Tagen wirklich gearbeitet hat.

Zuschuss: Was kann finanziert werden?

Alkohol, Tabak und andere Rauschmittel können nicht bezuschusst werden. Genauso wenig Mahlzeiten, die auf einer Dienstreise eingenommen werden, denn die gelten als Spesen. Der Essenszuschuss gilt außerdem nur für Speisen, die direkt verzehrt werden können.

In welcher Höhe eine Mahlzeit bezuschusst werden kann, ist in der Sozialversicherungsentgeltverodnung (SvEV) geregelt. Die Höhe des Sachbezugs orientiert sich an den Verbraucherpreisen. Zum Jahr 2023 wurden die Sachbezugswerte wieder erhöht.

Wie berechnet sich der Essenszuschuss?

Wie viel der Essenszuschuss betragen kann, wird in den amtlichen Sachbezugswerten festgelegt (SvEV).

Die unterscheiden sich je nach Mahlzeit. Der Pflichtanteil muss mit 25 Prozent vom Arbeitgeber versteuert werden. Der unterscheidet sich für das Frühstück, Mittag- und Abendessen.

  • Frühstück: 2 Euro
  • Mittag- und Abendessen: 3,80 Euro

Hinzu kommt der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss von 3,10 Euro. Daraus ergibt sich ein maximaler Gesamtzuschuss pro Mahlzeit von:

  • Frühstück: 5,10 Euro
  • Mittag- und Abendessen: 6,90 Euro

Bei 15 Tagen im Monat können so über 100 Euro zusammenkommen.

Essenszuschuss: Wer zahlt was?

Den mit 25 Prozent besteuerten amtlichen Pflichtanteil bezahlt üblicherweise der Arbeitgeber. Wenn ein Mitarbeiter fünfzehnmal im Monat ein Mittagessen bezuschusst bekommt, könnte der Arbeitgeber 57 Euro beisteuern. Mitarbeitende können diesen Pflichtanteil allerdings auch selbst zahlen, sodass der Arbeitgeber nur den steuerfreien Zuschuss von 3,10 Euro an den Arbeitnehmer zahlt.

Das bedeutet zwar weniger Zuschuss für die Arbeitnehmer, der Arbeitgeber muss dafür aber keine Steuern zahlen. Wenn Mitarbeiter beispielsweise für ein Mittagessen mehr als den amtlichen Sachbezugswert von 3,80 Euro zahlen, verringert sich der steuerpflichtige amtliche Sachbezugswert um die gleiche Höhe. Das heißt, dass sich der steuerpflichtige Anteil um den Wert der Mehrkosten senkt.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter erhält einen Zuschuss von 6,90 Euro für ein Mittagessen. Wenn das Mittagessen mehr als 10,70 Euro kostet, ist der amtliche Sachbezugswert von 3,80 Euro und somit der gesamte Essenszuschuss steuerfrei. Wenigstens für diesen Tag.

Zuschuss: Welche digitalen Lösungen gibt es?

Da die Berechnung recht kompliziert ist, haben verschiedene Anbieter digitale Lösungen für die Bürokratie des Essenszuschusses entwickelt.

Lunchit ist eine solche digitale Hilfe. Wenn ein Unternehmen sich registriert hat, können Mitarbeitende den Beleg ihres Essens einfach in der App fotografieren und hochladen. Der Arbeitgeber lädt dann die Erstattungen aus dem Arbeitgeber-Portal in das eigene Gehaltsabrechnungssystem hoch. Mit dem nächsten Gehalt wird den Mitarbeitenden das Essen erstattet. Andere Anbieter sind beispielsweise JobLunch, trebono oder hrmony. (os)

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