Günzach. Über unmögliche elektronische Post ärgern sich viele Berufstätige jeden Tag.

Das E-Mail-Postfach quillt über – und immer wieder ist ein echtes Ärgernis dabei. Eine E-Mail ist grob unhöflich, überflüssig oder völlig missverständlich. So einen Eindruck will man selbst auf keinen Fall hinterlassen. Worauf muss man achten?

1Gibt es eine Alternative? Der erste und häufigste Knigge-Fehler ist, „eine E-Mail zu schreiben, wenn man keine schreiben sollte“, sagt Textcoach Barbara Kettl-Römer aus Günzach im Allgäu. Das gilt für Beschwerden und komplexe Themen, beides erfordert oft mehrmaliges und häufig ergebnisloses Hin- und Herschreiben. Grundsätzlich ungeeignet ist eine E-Mail bei Glückwünschen, Beileidsschreiben, förmlichen Einladungen und geschäftlichen Erstkontakten.

2Gibt es Rechtschreibfehler? Fehler sind in E-Mails ebenso wenig akzeptabel wie in Briefen, sagt Etikette-Trainerin Lis Droste aus Frankfurt am Main. Das gilt auch für E-Mail-typische Nachlässigkeiten: „Wenn man alles klein schreibt, ist es schlecht lesbar.“ Wenn man alles groß schreibt, wirkt es auf manches Gegenüber so, als wolle man es anschreien.

3Gibt es eine Anrede? In Sachen Stil unterscheidet sich die E-Mail grundsätzlich ebenfalls nicht vom Brief. Am Anfang braucht es immer eine Anrede, und die lautet immer „Sehr geehrte“, sagt Droste. Erst wenn man mehrfach hin und her mailt, dürfe man die Begrüßung weglassen. „Hallo“ ist laut Melanie Kunkel aus der Dudenredaktion möglich, wenn Geschäftsleute untereinander einen weniger förmlichen Umgangston pflegen wollen. Lis Droste zufolge kommt es auf die Branche an: In einer Bank gehe „Hallo“ gar nicht, im Medienbereich sei es kein Problem.

4Gibt es Emoticons? Wer einen Geschäftspartner nicht kennt, sollte sich mit Witzen zurückhalten. „Die Leute haben sehr unterschiedliche Auffassungen von Humor und Ironie“, warnt Etikette-Expertin Droste. Außerdem gehe in der schriftlichen Kommunikation ein Witz schnell verloren. Wichtig: „Emoticons haben in geschäftlichen E-Mails nichts zu suchen.“

5Gibt es Füllsätze? Viele Berufstätige bekommen jeden Tag Dutzende E-Mails. Deswegen ist vor allem eins höflich: ein kurzer Text! Das Anliegen sollte gleich zu Beginn geäußert werden, sagt Roman Soucek. Der Wissenschaftler forscht an der Universität Erlangen-Nürnberg zum Thema. „Dann weiß der Adressat sofort, ob eine Reaktion von ihm erwartet wird.“

6Gibt es einen Abschiedsgruß? „Die offizielle Verabschiedung ist immer noch „Mit freundlichen Grüßen“, sagt Lis Droste. Wenn man sich näher kennt oder es mehrmals hin und her geht, könnten daraus auch „freundliche“ oder „beste“ Grüße werden, bei der fünften Mail auch nur „Gruß“.

7Gibt es vermeidbare Empfänger? Vor dem Versand sollte man sich immer noch einmal fragen: Wende ich mich an die richtige Person? CC sollte man in Maßen nutzen, und zwar dann, wenn man diese Adressaten nur informieren möchte und keine Reaktion erwartet, sagt Soucek.

8Gibt es eine Antwort? Unhöflich ist es auch, auf E-Mails länger nicht zu antworten. Droste empfiehlt, Mails mehrmals am Tag abzurufen und zeitnah zu antworten – zumindest mit dem Bescheid, dass man sich später ausführlich meldet. Telefonisch nachhaken sollte der Absender keinesfalls sofort, 24 Stunden könne man schon warten. „Aber am besten gibt man an, bis wann man die Antwort braucht.“dpa